Daha Kurumsal ve Profesyonel Görünmek İsteyenlere: E-Posta İmzası Nasıl Oluşturulur?

E-postalardaki imza kısmı e-postalarınıza hem profesyonellik katar, hem de kendinizi tanıtmanıza yardımcı olur. Pekala profesyonel bir e-posta imzası nasıl oluşturulur?

Attığınız her e-posta, aslında dijital dünyada bıraktığınız bir izdir. Pekala bu müsaade ne kadar profesyonel ve akılda kalıcı olması gerektiğini hiç düşündünüz mü? İşte e-posta imzası nasıl oluşturulur sorusu tam da bu noktada kıymet kazanıyor.

Sadece isminizin ve soyadınızın yazdığı kolay bir satırdan çok daha fazlası olan e-posta imzası, hem sizin hem de şirketinizin dijital kartviziti üzeredir. Karşı tarafa kim olduğunuzu, ne iş yaptığınızı ve size nasıl ulaşabileceklerini anında gösteren, küçük fakat tesiri büyük bir araçtır.

E-posta imzasında neler olmalı?

İyi bir e-posta imzası, gereksiz bilgilerle dolu olmamalı, sade ve gayeye yönelik olmalıdır. Profesyonel bir imzada olması gerekenleri merak ediyorsanız, aşağıdaki listemiz kesinlikle işinize yarayacak.

• Ad Soyad: Olmazsa olmaz.
• Ünvan ve Departman: Ne iş yaptığınızı net bir formda belirtir. (Örn: Dijital Pazarlama Uzmanı)
• Şirket Adı: Çalıştığınız kurumu yahut kendi markanızı gösterir.
• Telefon Numarası: Direkt irtibat için kıymetlidir.
• Web Sitesi: Şirketinizin yahut ferdî portfolyonuzun web sitesi.
• Sosyal Medya Linkleri: Bilhassa LinkedIn üzere profesyonel ağlara yönlendirme yapmak marka bilinirliğinizi artırır. Uzun linkler yerine ikonlar kullanmak daha şık duracaktır.
• Logo yahut Fotoğraf (İsteğe Bağlı): Marka kimliğini güçlendirir yahut şahsî bir dokunuş katar. Natürel boyutunun küçük olmasına dikkat edin.

E-posta imzası nasıl oluşturulur?

E-posta imzası oluşturmak aslında sanıldığı kadar sıkıntı değil ancak aşikâr başlı şablonlar üzerinden düzenleme yapmak da mümkün. Biz bugün sıfırdan nasıl e-posta imzası oluşturacağınızı anlatacağız. Günümüzde en sık kullanılan iki e-posta hizmeti Gmail ve Outlook’tur. Bu sebeple bu iki hizmet üzerinden nasıl e-posta imzası oluşturulur sorusunu yanıtlayacağız.

Gmail için e-posta imzası oluşturma

• Adım #1: Gmail hesabınıza giriş yapın.
• Adım #2: Sağ üst köşedeki Ayarlar (dişli) simgesine tıklayın.
• Adım #3: Açılan menüden “Tüm ayarları göster” seçeneğine basın.
• Adım #4: Genel sekmesinde kalın ve sayfayı aşağıya gerçek kaydırarak “İmza” kısmını bulun.
• Adım #5: “İmza oluşturun” butonuna tıklayın ve imzanıza bir isim verin (Örn: “İş İmzam”).
• Adım #6: Açılan metin kutusuna imza bilgilerinizi girin. Buradaki araç çubuğunu kullanarak metni biçimlendirebilir, link ve fotoğraf ekleyebilirsiniz.
• Adım #7: “İmza varsayılanları” kısmından bu imzanın yeni e-postalarda mı yoksa yanıtlarda/yönlendirmelerde mi kullanılacağını seçin.
• Adım #8: En alttaki “Değişiklikleri Kaydet” butonuna tıklamayı unutmayın.

Outlook için e-posta imzası oluşturma

• Adım #1: Outlook hesabınıza giriş yapın.
• Adım #2: Sağ üst köşedeki Ayarlar (dişli) simgesine tıklayın.
• Adım #3: Açılan ekranda sol üst kısımdaki Hesap sekmesine tıklayın.
• Adım #4: Akabinde İmzalar sekmesine tıklayın.
• Adım #5: Açılan “İmzalar” penceresinde “Yeni” butonuna basın ve imzanıza bir isim verin.
• Adım #6: İmzanızı dilediğiniz biçimde düzenleyin. 
• Adım #7: Alt kısımdaki “Varsayılan imzaları seçme” kısmından, yeni mesajlarda ve yanıtlarda/iletmelerde hangi imzanın kullanılacağını ayarlayın.
• Adım #8: Artık tüm pencereleri kapatabilirsiniz.

Profesyonel bir e-posta imzası nasıl olmalı?

Profesyonel bir e-posta imzasında çok fazla renk ve farklı yazı tipi kullanmaktan kaçının. Ekseriyetle 1-2 renk ve okunaklı bir yazı tipi kafidir. İmzanızın taşınabilir aygıtlarda nasıl göründüğünü de kesinlikle test edin. Karmaşık dizaynlar küçük ekranlarda farklı görünebilir.

Logo yahut fotoğraf kullanacaksanız, belge boyutunun küçük olmasına ihtimam gösterin. Yüksek boyutlu görseller e-postanın yavaş yüklenmesine neden olabilir. Ayrıyeten çözünürlüğü yüksek logo ve fotoğraflar da e-postanızda gereksiz yer kaplar.

Birden fazla e-posta imzası kullanabilir miyim?

Evet. Birden fazla e-posta servisi farklı hedefler için (örneğin, iş içi yazışmalar, müşterilere gönderilen e-postalar yahut şahsî e-postalar) birden fazla imza oluşturmanıza ve bunları kolaylıkla değiştirmenize imkan tanır.

E-posta imzam neden mobilde bozuk görünüyor?

Bu ekseriyetle karmaşık HTML yapılarından yahut büyük fotoğraf evraklarından kaynaklanır. İmzanızı oluştururken kolay bir sistem kullanmaya çalışın ve görsellerinizi web için optimize edin. İmzanızı kendinize e-posta göndererek sık sık test edin.

E-posta imza oluşturma araçları kullanmalı mıyım?

Eğer kodlama bilginiz yoksa yahut daha profesyonel ve şık dizaynlar istiyorsanız, HubSpot Signature Generator, WiseStamp yahut HoneyBook üzere ücretsiz e-posta imza oluşturma araçlarını kullanabilirsiniz.

Bu içerikler de ilginizi çekebilir: